Кр Документаційне забезпечення в митній діяльності

КОНТРОЛЬНА РОБОТА
з дисципліни "Документаційне забезпечення в митній діяльності"

ПЛАН

1. Інформаційні та комп'ютерні технології
в документаційному забезпеченні управління 3
2. Визначити формуляр та структуру тексту протоколу
про порушення митних правил 5
Список використаної літератури 11

1. ІНФОРМАЦІЙНІ ТА КОМП'ЮТЕРНІ ТЕХНОЛОГІЇ
В ДОКУМЕНТАЦІЙНОМУ ЗАБЕЗПЕЧЕННІ УПРАВЛІННЯ
Документальне оформлення управлінських рішень набуває особливого значення в умовах комп'ютеризації. В основі сучасного управління лежить опанування інформаційними технологіями, що забезпечують процес розробки управлінських рішень.
Комп'ютеризація митних органів охоплює головним чином функціональну діяльність і документаційне забезпечення управління - обробку, збереження і пошук інформації.
Фактично управління в митних органах - це збір і оцінка інформації для прийняття управлінських рішень та організація їх виконань.
Використання комп'ютерів, особливо персональних, дозволяє:
1) автоматизувати більшість технічних операцій;
2) вивільнити працівників служб управління від рутинної роботи, створити умови для їх творчої діяльності;
3) забезпечити зростання результативності праці при значному ско-роченні трудозатрат на збір, обробку, передачу і використання документаційної інформації, упорядкування документообігу.
За допомогою комп'ютера і програм типу "текстовий редактор" можливо виконувати такі операції:
- набирати, редагувати і запам'ятовувати тексти;
- перевіряти правопис;
- вставляти в документ фрагмент іншого документа;
- отримувати графічне відображення фотографій, малюнків, таблиць, діаграм, аудіовізуальну інформацію;
- використовувати шаблони при підготовці документів.
Все більшого поширення набувають комп'ютерні мережі, розвивається електронна пошта. Користуючись комп'ютером, можна виконувати різні види робіт з документами, не лише їх підготовку і редагування, але й внутрішнє узгодження, передачу, реєстрацію і контроль виконання, а також оперативне і довгострокове збереження.
Комп'ютер дозволяє значно скоротити чисельність персоналу, прискорити прийняття управлінських рішень. Підготовлений виконавцем документ передається на комп'ютери інших спеціалістів для правок, узгодження або виконання залежно від рішення суб'єкта управління.
Практика митних органів по використанню комп'ютерів свідчить про перспективність цього напрямку. Найбільший ефект досягається в тих випадках, коли автоматизація документального оформлення управління проводиться комплексно, охоплюючи всі його стадії, а також паралельно з автоматизацією інших управлінських митних органів.
З метою підвищення ефективності роботи апарату управління і відповідальності працівників митних органів за виконання службових обов'язків, поліпшення документаційного забезпечення процесу управління, керівник органу повинен здійснювати постійний контроль за документообігом, за результатами контролю приймати рішення, які в разі потреби оформлюються у вигляді відповідних розпорядчих документів.


2. ВИЗНАЧИТИ ФОРМУЛЯР ТА СТРУКТУРУ ТЕКСТУ ПРОТОКОЛУ ПРО ПОРУШЕННЯ МИТНИХ ПРАВИЛ
Документ (слово латинського походження, що означає "доказ") - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумову діяльність людини.
Документ має правове і господарське значення, зокрема може бути писемним доказом, а також джерелом різноманітних відомостей довідко-вого характеру.
Так, документи дають можливість відтворити факти діяльності установи, організації чи підприємства, знайти в закінчених і зданих до архіву справах такі відомості, які мають значення для поточної оперативної роботи і для історії.
Види документів визначаються за кількома ознаками.
Так, за найменуванням розрізняють листи, телеграми, телефонограми, довідки, заяви, службові записки, інструкції та ін.
За походженням кореспонденцію поділяють на службову (офіційну) й особисту. Службові документи виходять від організацій, підприємств, установ та службових осіб, які їх представляють, а особисті - від окремих громадян.
За місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, які діють лише всередині установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх належать ділові папери, які є результатом спілкування однієї установи з іншими установами, організаціями чи підприємствами.
За призначенням документи поділяють на розпорядчі, статутні, виконавчі й інформаційні.
За структурними ознаками ділові папери поділяють на регламентовані (стандартні) й нерегламентовані (нестандартні).
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
У різних видах ділових паперів склад реквізитів не однаковий; він залежить від змісту документа, його призначення й способу обробки. Кожен з них займає певне місце в документі, проте один і той самий реквізит у різних документах розташовується по-різному.
Сукупність реквізитів документа, розташованих у певній послідовності на аркуші паперу, називається формуляром.
Формуляр документа повинен містити всі необхідні для оперативної роботи відомості.
Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання. Кожному реквізиту, який містить постійну інформацію, відводиться суворо обмежений обсяг аркуша, достатній для розташування максимальної кількості друкованих знаків.
Бланк - аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів.
Назва (вид, різновид) документа один з обов'язкових його реквізитів. У практиці документування цей реквізит не проставляється лише в листах. Назва виду зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов'язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність.
Кожен службовий документ незалежно від виду, змісту та призначення повинен мати заголовок, сформульований службовою особою, яка складає його (виняток повідомлення, телефонограма). Заголовок розміщується в лівому верхньому кутку документа під номером і датою. У ньому коротко, однією фразою в узагальненій формі викладається зміст ділового папера. Називається не лише поняття, про яке йдеться, а й викладається суть дії.
Для нормативної документації доцільним вважається розміщення заголовка починаючи з середини рядка.
Дата є обов'язковим реквізитом будь-якого документа. Позбавлений дати діловий папір до певної міри втрачає юридичну силу.
Дата є пошуковою ознакою й використовується при посиланнях на цей документ разом з його назвою та реєстраційним індексом. До складу дати входять число, місяць і рік.
Датуються і всі діловодні відмітки на документі, пов'язані з його проходженням і виконанням.
Дата підписання вказується в лівому верхньому кутку документа разом з індексом. Якщо документ виготовляється не на бланку, його дата ставиться нижче тексту поряд з підписом. Дата затвердження вказується у відповідному грифі.
Попереднє погодження проекту документа є однією з важливих і відповідальних чинностей. У процесі погодження визначається пра-вильність зафіксованих положень, їх політична, економічна й науково-технічна обгрунтованість, правомірність документа стосовно чинного законодавства і правових актів, які визначають компетенцію установи.
Конкретним виявом погодження є візування проектів документів відповідними службовими особами (це також може бути гриф погоджен-ня).
Усі документи, крім листів, візуються на першому примірнику (оригіналі); листи візуються на копіях, які залишаються у справах установи, що відправила лист.
Позначка про погодження (віза, гриф) розміщується на останній сторінці документа нижче підпису або на окремому аркуші.
У резолюції виражається ставлення особи до інформації, яка міститься в документі, а також відповідні вказівки. Ці вказівки можуть мати або загальний, або конкретний характер.
Резолюція повинна випливати із сутності порушеного в документі питання й свідчити про уважне його прочитання.
Засвідчення документа означає завершення підготовки, воно надає документові юридичної сили, підтверджує відповідальність певної служ-бової особи за його зміст. Основні способи засвідчення документа: підписання, затвердження й проставлення печатки.
Підпис є обов'язковим реквізитом будь-якого документа. В організаціях, які діють на підставі єдиноначальності, документи мають, як правило, один підпис. Два підписи проставляються на документах колегіальних органів.
Затвердження документа відбувається після його підписання. Воно має на меті санкціонувати зміст документа або поширити його дію на певне коло організацій. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку аркуша.
Гербова печатка (печатка із зображенням Державного герба) використовується для засвідчення прав певних осіб, при фіксації фактів використання коштів і матеріальних цінностей, а також якщо це спеціально передбачено правовими актами.
Печатки інших видів застосовують переважно для засвідчення копій і розмноження примірників, а також довідок, пов'язаних з підтвердженням трудової діяльності громадян.
Печатка ставиться так, щоб відбиток торкався власноручного підпису й назви посади того, хто підписує.
Кожне порушення митних правил повинно бути належним чином письмово зафіксоване.
Відповідно до ст. 363 МК України про кожний випадок виявлення порушення вимог МК України уповноважена посадова особа митного органу, яка виявила таке порушення, складає відповідний протокол.
Протокол про порушення вимог МК України повинен містити такі дані:
1) дата і місце його складення;
2) посада, прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, яка склала протокол;
3) необхідні для розгляду справи відомості про особу, яка притягу-ється до відповідальності за порушення вимог МК України, якщо її вста-новлено;
4) місце, час вчинення та суть порушення вимог цього Кодексу;
5) посилання на статтю МК України, що передбачає відповідальність за таке порушення;
6) прізвища та адреси свідків, якщо вони є;
7) відомості щодо товарів, транспортних засобів, документів, вилучених згідно зі ст. 449 МК України;
8) інші необхідні для вирішення справи відомості.
Протокол підписується посадовою особою, яка його склала.
Якщо при його складанні була присутня особа, яка притягується до відповідальності за порушення митного законодавства, протокол підписується і цією особою, а за наявності свідків - і свідками.
Якщо особа, яка притягується до відповідальності за порушення митного законодавства, відмовляється підписати протокол, до протоколу вноситься відповідний запис.
Особа, яка притягується до відповідальності за порушення митного законодавства, має право дати пояснення та висловити зауваження щодо змісту протоколу, а також письмово викласти мотиви своєї відмови від підписання протоколу. Власноручно викладені цією особою пояснення додаються до протоколу, про то до протоколу вноситься відповідний запис із зазначенням кількості аркушів, на яких подано такі пояснення.
У разі складання протоколу особі, яка притягується до відповідальності за порушення митного законодавства, роз'яснюються її права, про що до протоколу вноситься відмітка, яка підписується цією особою. У разі потреби в протоколі зазначаються також місце та час розгляду справи про порушення митного законодавства.
Протокол складається у двох примірниках, один з яких вручається під розписку особі, яка притягується до відповідальності.
У разі відмови особи, яка притягується до відповідальності за порушення митного законодавства, одержати його примірник, до протоколу вноситься відповідний запис, який підписується особою, що склала протокол, і а свідками, якщо вони є, після чого зазначений примірник надсилається цій особі за повідомленою нею або наявною в митному органі адресою (місце проживання або фактичного перебування).
Протокол вважається врученим, навіть якщо особа, яка вчинила порушення митного законодавства і притягується до відповідальності, не перебувала за повідомленою нею адресою або місце проживання чи фактичного перебування було названо нею неправильно.
Протокол, а також вилучені товари, предмети, транспортні засоби та документи, зазначені в протоколі, передаються до митного органу, в зоні якого виявлено порушення.


СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник. - К.: А. С. К., 2006. - 274 с.
2. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - К.: Либідь, 2005. - 384 с.
3. Кузнецова Т. В. Делопроизводство: (документационное обеспечение управления). - 2-е изд., испр. - К.: Либра, 2006. - 328 с.
4. Лихачев М. Г. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М.: Экономика, 1991. - 346 с.
5. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Прибор, 2003. - 456 с.
6. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С. П. Би-бик, І. Л. Михно, Л. О. Пустовіт, Г. М. Сюта. - К.: Довіра, 1997. - 399 с.
7. Шишка Р. Б., Сергієнко В. В. Митне право України: Навч. посіб-ник. - 3-тє вид., доп. і перероб. - Харків: Еспада, 2004. - 352 с.